В компании есть кадровая служба, которая не справляется с поиском узкоспециализированных программистов. Такой поиск осуществляется за вознаграждение через бывших сотрудников по их рекомендации. Как оформить начисление такого вознаграждения и можно ли его отнести к расходам в целях налогообложения прибыли?

Ответ. «Рекомендательный рекрутинг» используется в последние годы в банках, на крупных заводах и в IT-сфере, однако никакого специального правового регулирования для выплаты денег за рекомендацию («Посоветуй кандидата – получи вознаграждение») не существует. Поэтому должны применяться общие нормы гражданского законодательства.

Вознаграждение можно начислить на основании договора возмездного оказания услуг (статья 779 ГК РФ). Суть услуги в рассматриваемом случае, на наш взгляд, состоит в поиске персонала, что может привести к претензиям со стороны налоговых органов (при отнесении вознаграждения к расходам), так как у компании есть собственная кадровая служба.

Для минимизации налоговых рисков специалисты рекомендуют разграничить функции штатного кадровика и исполнителя по договору. Можно также оформить докладную записку от кадровой службы с обоснованием, по каким причинам она не может найти соответствующего специалиста (например, перегруженность собственных кадровиков, невозможность оценить квалификацию кандидата и т.п.). Договор на поиск персонала можно заключать также на время болезни или отпуска кадрового сотрудника в случаях, когда компании нужно срочно «закрыть» вакансию.

На наш взгляд, для минимизации рисков целесообразно также оформить акт сдачи-приемки услуг, в котором зафиксировать, какой именно сотрудник был принят в штат. Вознаграждение безопаснее выплачивать после прохождения новым сотрудником испытательного срока, если такой срок был ему установлен.

Ответ подготовлен на основании следующих материалов:

Вознаграждение по гражданско-правовому договору: типичные вопросы (Н. Ларина, журнал "Налоговый вестник", N 4, апрель 2015 г.): «По мнению Минфина России и ФНС России, в рассматриваемой ситуации расходы организации по гражданско-правовому договору могут быть учтены для целей налогообложения прибыли только в том случае, если оказываемые сторонним лицом услуги не дублируют обязанностей штатных работников организации (см., например, письма Минфина России от 05.04.2007 N 03-03-06/1/222, от 06.12.2006 N 03-03-04/2/257, ФНС России от 20.10.2006 N 02-1-08/222).

Однако, справедливости ради, стоит отметить, что суды столь жесткую позицию часто не разделяют, указывая, что сам по себе факт наличия в штате лиц, выполняющих те же функции, что и исполнители по трудовому договору, не может служить основанием для отказа во включении выплат по договору в состав налоговых расходов.

…

В то же время во избежание возможных споров с проверяющими лучше задуматься о разграничении функций штатного сотрудника и лица, привлеченного к работе на основании договора гражданско-правового характера. Подобное разграничение нужно сделать в должностной инструкции штатного работника и гражданско-правовом договоре с исполнителем. Если при сопоставлении перечня должностных обязанностей сотрудников и перечня работ, поручаемых специалистам со стороны, не будет пересечений, у проверяющих не будет оснований сделать вывод о дублировании функций»;

Вопрос: Учет судебных (юридических) расходов при наличии штатного юриста (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2020 г.): «…нельзя исключить вероятность предъявления претензий со стороны налоговых органов в ситуации, когда организация признает в целях налогообложения затраты на оплату …услуг … при наличии собственных подразделений с аналогичными функциями (например … кадровой службы и др.).

На наш взгляд, аргументами в пользу обоснованности расходов на услуги … при наличии штата специалистов с аналогичными служебными обязанностями могут служить, в частности, следующие доводы:

- … услуги …имеют специфический характер, в то время как работники заказчика не обладают достаточными знаниями …;

…

- собственного персонала организации-заказчика недостаточно для выполнения необходимых работ;

- большая загруженность собственных специалистов;

- привлеченные специалисты и собственные службы сопровождают разные участки работ;

- полученные консультации привели к повышению производительности, увеличению доходов, снижению затрат и т.д.»;

Подбираем персонал: как учесть все расходы? (Е.П. Зобова, журнал "Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 3, март 2020 г.): «Если же в должностные обязанности кадровой службы входит и подбор персонала, то обращение в кадровое агентство нужно обосновать: например, данная необходимость может быть связана с подбором большого количества специалистов в связи с расширением производства или в связи с сезонным характером работы организации, с открытием обособленного подразделения. Данное обоснование зависит от конкретных обстоятельств работы хозяйствующего субъекта».

Возможно, Вам также будут полезны следующие материалы

Примерная форма договора возмездного оказания услуг (исполнитель - физическое лицо) (подготовлено экспертами компании "Гарант").