Сотруднику возмещают расходы на такси "дом-работа, работа-дом". Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы?

Ответ:

В Письме Минфина России от 19 января 2021 г. N 03-03-06/1/2239 разъясняется, что:

- положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм возмещения организацией расходов работников на проезд от места жительства работников до места работы и обратно, статья 217 Кодекса не содержит, и такие доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке;

- суммы возмещения организацией расходов работников на такси для поездки из дома в офис не поименованы в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в статье 422 Кодекса, данные суммы облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

В случаях, когда работники не имеют другой возможности добираться до места работы и обратно (например, ввиду удаленности места работы от маршрутов общественного транспорта или неподходящего графика движения общественного транспорта), организация проезда работников не приводит к возникновению у них экономической выгоды (дохода) и, соответственно, стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ (письма Минфина России от 09.03.2023 N 03-04-05/19536, от 22.12.2022 N 03-04-07/125960) (см. Энциклопедию решений. Налогообложение при оплате такси работникам (июль 2025)).

Не являются объектом обложения страховыми взносами выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, так как они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы (см., например, постановления Четвертого ААС от 06.08.2020 N 04АП-1659/20, от 04.06.2020 N 04АП-2270/20, Семнадцатого ААС от 06.02.2020 N 17АП-19499/19).

Если возможность воспользоваться услугой такси не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, а необходимость организации проезда сотрудников обусловлена исключительно технологическими условиями или бизнес-решениями, есть основания считать, что расходы на проезд сотрудников с использованием такси (включая поездки к месту работы и обратно) не являются объектом обложения страховыми взносами (см. также письмо Минфина России от 22.12.2022 N 03-04-07/125960) (см. Энциклопедию решений. Налогообложение при оплате такси работникам (июль 2025)). При этом обращаю Ваше внимание, что в письме Минфина России от 22.12.2022 N 03-04-07/125960 речь идет не о компенсации расходов, а об оплате непосредственно транспортной организации.

Возможно, Вам будет полезен также следующий материал:

Вопрос: Компенсация расходов на проезд: налогообложение, учет при УСН (доходы) (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2023 г.).

Ответ подготовил:

Специалист Горячей линии информационно-правовой поддержки ГАРАНТ

Закорко Жанна