Вопрос: Сотрудник не в первый раз опаздывает на работу. Устная беседа была. Опять опоздав, он написал объяснение с рабочей электронной почты директору. Нужно ли это объяснение в письменной форме (на бумаге) или достаточно письма на электронную почту?

Ответ:

Статьей 193 ТК РФ установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. В 2018 году Роструд высказывал мнение, согласно которому "объяснение причин прогула работником должно быть представлено в письменной форме, а не по электронной почте. Направление объяснения по электронной почте письменной формой не считается" (см. Вопрос 1). В 2024 и 2022 годах этот же орган уточнял, что объяснение причин совершения работником дисциплинарного проступка должно оформляться в письменной форме (от руки или машинописным текстом с личной подписью), а не по электронной почте (если работодатель не ввел систему электронного документооборота) (см. Вопрос 2 и Вопрос 3).

Аналогичного мнения придерживаются и специалисты по трудовому праву – см. Вопрос: Признаются ли направленными надлежаще объяснительные, которые получены от работников по электронной почте, если в организации не введен КЭДО? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2025 г.): "Направление работниками объяснений по факту дисциплинарного проступка в электронном виде по сети Интернет может считаться правомерным только при ведении в организации электронного документооборота. В отсутствие системы КЭДО объяснение должно считаться непредставленным".

В 2012 году в Апелляционном определении СК по гражданским делам Томского областного суда от 29 июня 2012 г. по делу N 33-1618/2012 суд пришел к выводу, что "по смыслу ст. 193 ТК РФ работник обязан предоставить письменное объяснение на бумажном носителе. Объяснение работника, поданное по электронной почте, по факсу, телефону или устно письменным объяснением не признается". Более свежей судебной практики мне обнаружить не удалось.

Ответ подготовил:

Специалист Горячей линии информационно-правовой поддержки ГАРАНТ

Закорко Жанна