Учет учреждением личного имущества сотрудника |
При инвентаризации было обнаружено несколько основных средств, не поставленных на бухгалтерский учет. Зам. директора пояснил, что сотрудник принес личное имущество в связи с его необходимостью для работы. Во время проверки он написал "заявление" на использование в служебных целях этого ОС - "собственного оборудования". Стоимость оборудования в заявлении не указана. Как правильно нужно было оформить личное имущество? Должна ли бухгалтерия поставить такое имущество на учет? И вообще, правомерно ли это? Влияет ли стоимость этого имущества на порядок учета?
Ответ:
Специалисты
разъясняют, что если имущество используется сотрудником лично при
выполнении
служебных обязанностей и такое использование с работодателем
согласовано, то с
ним оформляется соглашение в
соответствии со ст. 188 ТК РФ, выплачивается соответствующая
компенсация, а объект личного имущества может
быть учтен
на дополнительно введенном забалансовом счете, предусмотренном учетной
политикой учреждения (см. Вопрос: Как необходимо оформить
личное имущество
сотрудника (холодильник, микроволновую печь, диван, кофеварку),
находящееся на
рабочем месте? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2024
г.)).
В
этом же материале отмечается, что использовать
личные вещи сотрудники могут только с разрешения работодателя.
При этом согласие работодателя на
использование
сотрудниками личных вещей должно быть обусловлено производственной
необходимостью. Так, при использовании сотрудниками личного
имущества,
например, офисного стула или компьютера для исполнения должностных
обязанностей
(то есть для выполнения государственного (муниципального) задания) возникает вопрос о недофинансировании
учреждения или о некорректном расчете самого задания, что
привело к
недостаточности рассчитанной суммы финансирования на его выполнение.
Если же
речь идет об использовании, к примеру, бытовой техники, то, возможно,
работодатель не обеспечил сотрудникам соответствующие санитарно-бытовые
условия, что является его прямой обязанностью. Иными словами, если
посредством
использования личного имущества работников учреждение "закрывает"
постоянную или временную нехватку финансирования на соответствующие
приобретения, это объяснимо. Но если
сотрудники обеспечены всем необходимым, то нахождение в учреждении
личных вещей
сотрудника без оформления соответствующих документов и
правовых оснований может вызвать вопросы у
проверяющих.
Обратите внимание, что, если
работодатель не заинтересован в использовании сотрудниками личных
вещей, он может
не согласовать такое использование.
Нормы
права или разъяснений о том, что стоимость личного имущества сотрудника
влияет
на порядок его учета, не найдено.
Рекомендуем
также ознакомиться со следующими материалами:
Отдельные
аспекты учета полученного учреждением имущества (М.Ю. Иванов, журнал
"Разъяснения органов исполнительной власти по ведению
финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 1,
январь-февраль 2021 г.): "... принципиально важно определить цель
использования
приносимого личного имущества и факта наличия контроля над ним у
учреждения.
Исходя из п. 36 СГС "Концептуальные основы бухучета"*(3) контроль над
активом имеет место, если субъект учета:
-
обладает правом использовать актив, в том числе временно, для
извлечения
полезного потенциала или получения будущих экономических выгод в
процессе
достижения целей своей деятельности (выполняемых функций, полномочий);
-
может исключить или иным образом регулировать доступ к этому полезному
потенциалу или экономическим выгодам.
Согласно
разъяснению, содержащемуся в Письме Минфина РФ от 31.12.2019 N
02-07-05/103872,
передача контроля над активом учреждению путем заключения с работником
договора
безвозмездного пользования его личными вещами (например, бюстом
Сталина, личным
компьютером) является необходимым действием в случае, когда указанное
имущество
задействуется в деятельности учреждения.
С
учетом того, что
работники используют принесенное личное имущество исключительно в своих
целях и
интересах, основания для заключения вышеуказанного договора в данном
случае
отсутствуют, а значит, отсутствует и необходимость отражения данного
имущества
в учете учреждения.
Если
же работник передает свою личную вещь в пользование учреждению в целях
осуществления его деятельности или управленческих нужд, то между
сторонами
оформляется соответствующее соглашение - договор безвозмездного
пользования, и
на основании акта приема-передачи такое имущество принимается
учреждением к
учету в соответствии с положениями СГС "Аренда";
Энциклопедия
решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной
сферы) (июль
2026): "1. Проверка
режима использования личного имущества сотрудников.
При
проведении инвентаризации личного имущества сотрудников должностным
лицам
необходимо ответить на вопросы: не
использует ли личное имущество сотрудника ресурсы организации *(1), не
противоречит ли его использование порядку выполнения задания учредителя?
Если
сотрудники учреждения используют личные вещи, право их использования
следует
оформить должным образом. Приведем возможные способы его оформления по
приоритетности:
1.
Наиболее приемлемой является ситуация, когда работники используют лично
принесенное имущество для выполнения своих обязанностей. В такой
ситуации
следует:
-
оформить соглашение по ст. 188 ТК РФ;
-
выплачивать компенсацию за использование имущества, включая расходы на
эксплуатацию;
-
не перечислять НДФЛ и страховые взносы (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст.
422 НК
РФ);
-
при налогообложении прибыли учитывать расходы можно при использовании
имущества
в целях приносящей доход деятельности (по КФО 2).
2.
Имущество работника используют другие работники. В такой ситуации с
работником
оформляется договор аренды или безвозмездного пользования. Заключение
договора
безвозмездного пользования о передаче личных вещей сотрудника
учреждению
специалисты Минфина России признают корректным в случае, если указанные
вещи
передаются учреждению для целей использования в его деятельности
(письмо от
31.12.2019 N 02-07-05/103872). Обратите внимание: если оформляется
безвозмездное пользование, то у учреждения возникает доход в целях
налогообложения прибыли!
3.
Имущество сотрудников и иных лиц постоянно находится на территории
учреждения,
но не используется в его деятельности. Таких ситуаций желательно
избегать. Если
же она сложилась, то может быть оформлен договор хранения, а имущество
-
учитываться на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на
хранении". Однако данный вариант является наименее приемлемым из
предложенных";
Примерная
форма соглашения об использовании личного имущества работника в
интересах
работодателя (декабрь 2024).
Ответ
подготовил:
Специалист
Горячей линии
информационно-правовой поддержки ГАРАНТ
Закорко
Жанна
28.07.2027